Ответственность за хранение кадровых документов

Если Вам необходима помощь справочно-правового характера (у Вас сложный случай, и Вы не знаете как оформить документы, в МФЦ необоснованно требуют дополнительные бумаги и справки или вовсе отказывают), то мы предлагаем бесплатную юридическую консультацию:

  • Для жителей Москвы и МО - +7 (499) 110-86-37
  • Санкт-Петербург и Лен. область - +7 (812) 426-14-07 Доб. 366

Действующее законодательство Российской Федерации предусматривает, что организации, а также граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе, документов по личному составу, в течение сроков их хранения часть 1 статьи 17 Федерального закона от Согласно ст. Так, Старостина О. Судом было установлено, что Старостина О. Суд указал, что утрата указанных документов создает невозможность получения и использования необходимой информации, полученной на их основе, государственным органам, органам местного самоуправления либо иным юридическим или физическим лицам, обращающимся к данным документам на законных основаниях. Отделом по делам архивов установлен факт нарушения обязательных требований законодательства об архивном деле в части необеспечения сохранности архивных документов, повлекшее их утрату, и как следствие нарушение прав граждан на пенсионное обеспечение.

Хранение документов по кадровому учету 6. Правила и сроки хранения кадровой документации На протяжении деятельности любого предприятия образуется большое количество документов.

Кадровые документы обладают высокой социальной значимостью, так как служат документальным подтверждением трудового стажа работника, а также прав работника на социальное обеспечение, например, по старости и инвалидности. В связи с этим большинство кадровых документов имеют длительный или постоянный срок хранения и используются в справочных целях при обращении граждан в архивные учреждения. О том, как осуществляется организация текущего хранения кадровых документов в организации, читайте в представленном материале.

Нарушения в кадровом делопроизводстве: виды и ответственность

Хранение документов по кадровому учету 6. Правила и сроки хранения кадровой документации На протяжении деятельности любого предприятия образуется большое количество документов. Кадровая служба в данном случае не только не является исключением, но и является структурным подразделением организации, в котором возникает наибольшее количество различных документов, соперничать с которым может разве что бухгалтерия.

Как правило, на любом предприятии рано или поздно встает вопрос о дальнейшей судьбе документов, образовавшихся в деятельности предприятия. Ни один из вышеназванных подходов не отражает правильного и, главное, правомерного хранения кадровой документации организации.

К сожалении. Какого-либо отдельного нормативного акта, регулирующего правила хранения только кадровой документации пока не издано, в связи с чем необходимо руководствоваться общими правилами и сроками хранения документов, образующихся в процессе деятельности организации.

Обеспечение правильного хранения документа необходимо в целях рациональной организации документационного обеспечения деятельности организации, а также строгого соблюдения действующих нормативных документов в сфере документации и информации. Ответственность за сохранность документов организации несет руководитель. Документы должны храниться в закрывающихся шкафах, предохраняющих их от пыли, воздействия солнечного света.

Изъятие и выдача документов из дел постоянного срока хранения не разрешается. Необходимо обратить внимание, что организация вправе заключить договор с архивом и впоследствии передавать на хранение в архив документы, образовавшиеся в процессе деятельности организации, срок хранения которых истек.

В случае, если такой договор не заключен, то организация будет сдавать в архив только приказы по личному составу работников и ведомости начисления заработной платы. Основным документом в области установления сроков хранения документов является Перечень типовых управленческих документов, образующихся деятельности организаций, с указанием сроков хранения утв. Указанный перечень предназначен для использования в качестве основного нормативного документа при определении сроков хранения и отборе на хранение и уничтожение управленческих типовых документов, т.

Перечень служит целям сохранения, организации и качественного пополнения состава Архивного фонда Российской Федерации. Перечень используется при формировании дел, при подготовке номенклатур дел, при разработке схем классификации документов, при разработке ведомственных перечней документов, примерных номенклатур дел, а также в практике работы экспертно-проверочных комиссий ЭПК архивных органов и экспертных комиссий ЭК организаций.

Сроки хранения документов, указанные в Перечне распространяются на все организации, независимо от того, поступают их документы на хранение в государственные, муниципальные архивы или же не поступают.

Организации применяют указанные в Перечне сроки хранения документов по-разному. Временные сроки хранения применяются всеми организациями. Постоянный срок хранения применяется теми государственными, муниципальными организациями, документы которых поступают на хранение в соответствующие архивы в установленном порядке, и негосударственными организациями, с которыми заключены соответствующие соглашения договоры , т.

Организации, документы которых не поступают на хранение в государственные, муниципальные архивы, т. Организации, не являющиеся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, хранят документы постоянного срока по Перечню следующим образом. Государственные, муниципальные организации — 10 лет. В числе кадровых документов можно назвать следующие документы, подлежащие постоянному хранению:. Исчисление срока хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством.

Например, исчисление срока хранения дел, законченных делопроизводством в году, начинается с 1 января года. Срок ее хранения определяется самой организацией, но не может быть менее 1-го года. Снижение сроков хранения, установленных Перечнем, запрещается. Повышение сроков хранения документов, предусмотренных настоящим Перечнем, может иметь место в тех случаях, когда это вызвано специфическими особенностями работы организаций. Для организации и проведения работы по определению сроков хранения и отбору документов на хранение и уничтожение в организациях создаются постоянно действующие экспертные комиссии ЭК , в состав которых входят наиболее квалифицированные специалисты основных структурных подразделений под председательством одного из руководящих работников организации, а также могут быть приглашены представители соответствующего архивного учреждения, если у организации имеются с ним договорные отношения.

В своей работе экспертные комиссии руководствуются правовыми актами, нормативными документами, указаниями Росархива, органов управления архивным делом субъектов Российской Федерации, Перечнем, нормативными и распорядительными документами руководителя организации. Экспертные комиссии определяют совместно с архивом и делопроизводственной службой порядок отбора документов на хранение и уничтожение в организации, организуют экспертизу ценности документов и осуществляют контроль за ее проведением.

Контроль за правильностью применения Перечня осуществляют Росархив, органы управления архивным делом субъектов Российской Федерации и местного самоуправления, архивные учреждения. Необходимо также отметить , что хранению подлежат подлинники документов организации. В случае утраты или повреждения подлинника документа организации хранению подлежит заверенная в установленном порядке копия такого документа.

О каждом случае утраты или повреждения подлинника документа организации должен быть составлен соответствующий акт с указанием причины утраты или повреждения, приобщаемый к передаваемой на хранение копии документа организации и подлежащий хранению вместе с ней. Указанный акт должен быть подписан руководителем структурного подразделения и утвержден единоличным исполнительным органом организации, а в случае утраты или повреждения документов бухгалтерского учета, бухгалтерской отчетности — также главным бухгалтером общества.

Как правило, подлежащие хранению документы до передачи их в архив общества хранятся в рабочих комнатах по месту нахождения организации. Документы общества, переданные на хранение в архив общества, должны находиться в специально отведенных для этой цели помещениях. Документы общества, находящиеся на хранении в архиве общества, должны располагаться в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность. Выдача документов сотрудникам организации лицам, состоящим в трудовых или гражданско-правовых отношениях с организацией осуществляется под расписку с разрешения руководителя организации или уполномоченного им лица.

Документы выдаются во временное пользование сотрудникам организации на срок не более одного месяца. После истечения указанного срока документ должен быть возвращен на место его хранения. На каждый выданный документ заводится карта-заместитель, в которой указываются вид наименование документа, дата его выдачи, фамилия, имя, отчество лица, которому документ выдан, дата его возвращения, а также предусматриваются графы для расписок в получении и приеме документа.

Отбор документов на постоянное, временное хранение и к уничтожению должен проводиться в соответствии с действующими правилами работы государственных, муниципальных архивов, правилами работы архивов организаций ведомственных архивов , а также указаниями Росархива и архивных органов субъектов Российской Федерации. Документы должны приниматься на хранение преимущественно в виде подлинников, только при их отсутствии принимаются заверенные копии.

Подготовка документов к передаче в архив включает экспертизу научной и практической ценности документов, оформление дел, составление описи. Экспертиза ценности документов — определение ценности документов с целью отбора их на хранение и установление сроков хранения. Экспертизу ценности документов в организации осуществляет постоянно действующая экспертная комиссия. Экспертная комиссия далее — ЭК назначается приказом руководителя организации.

В состав ЭК включают не менее трех сотрудников. Секретарем ЭК назначают, как правило, секретаря организации. После того, как отобраны необходимые документы для их последующей передачи в архив, такие документы должны быть надлежаще оформлены. Оформление документов для архива организация может осуществить самостоятельно или обратиться за помощью в специальные организации.

Но если документов, которые передаются в архив не очень много, то тогда смысла в посредниках нет. Обычно предусматривается следующий порядок. Дела постоянного хранения подшиваются в твердую обложку суровыми нитками. Листы нумеруются в правом верхнем углу простым карандашом. Количество листов в каждом деле не должно превышать В конце дела на отдельном листе составляется заверительная надпись.

Обложки дел оформляются в соответствии с ГОСТ По окончании делопроизводственного года в оформленные обложки дел постоянного хранения вносятся необходимые уточнения:. Точные даты проставляются на обложках для быстрого поиска документов в последующем;. Надписи на обложках дел постоянного и долговременного хранения следует производить четко, светостойкими чернилами.

Для учета количества листов в деле и фиксации особенностей их нумерации на отдельном листе составляется заверительная надпись. В заверительной надписи указывается количество листов цифрами и прописью в деле. Подписывается составителем с указанием его должности и даты составления. Внутренняя опись составляется к делам постоянного и временного свыше 10 лет срока хранения, сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов особо ценные, личные дела и др.

Дела временного хранения оформляются упрощенно: они не подшиваются, листы в них не нумеруются, уточнение на обложках не производится, описи на дела не составляются, учет ведется по номенклатуре дел. Архивные органы, учреждения проверяют правильность отбора документов на постоянное хранение и при необходимости имеют право потребовать включения в опись постоянного хранения документов, отобранных к уничтожению или на временное хранение. В случае ликвидации общества, если оно имело договор с учреждением системы Федеральной архивной службы России и часть его документов отнесена к составу Архивного фонда Российской Федерации, документы постоянного срока хранения и по личному составу передаются в соответствующий государственный архив.

Если договорных отношений с архивом не имелось, то в этом случае государственный архив обязан принять на хранение только документы по личному составу работников организации Место хранения остальных документов определятся председателем ликвидационной комиссии или конкурсным управляющим. В случае реорганизации организации, влекущей его прекращение, находящиеся на хранении и подлежащие хранению подлинники документов организации могут быть переданы только одному из вновь создаваемых в результате реорганизации обществ.

Если иное не устанавливается договором о слиянии или присоединении решением о преобразовании и или передаточным актом либо решением о разделении или выделении и или разделительным балансом, находящиеся на хранении и подлежащие хранению подлинники документов организации подлежат передаче вновь создаваемому в результате реорганизации обществу с наибольшей стоимостью чистых активов.

Для организации и проведения экспертизы ценности документов, образовавшихся в деятельности организации, их отбору для осуществления дальнейшего хранения или уничтожения в организации создается экспертная комиссия ЭК. Председателем экспертной комиссии, как правило, назначается один из руководителей организации. Решения ЭК и проекты рассматриваемых ею документов вступают в силу только после их утверждения руководителем общества.

ЭК рассматривает описи дел постоянного, временного сроков хранения и по личному составу, проекты номенклатуры дел и инструкции по делопроизводству, акты о выделении документов с истекшими сроками хранения к уничтожению. При проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях производится отбор дел постоянного и долговременного хранения для передачи в архив, а также для выделения дел с истекшими сроками хранения к уничтожению в соответствии с номенклатурой дел организации за соответствующий год, утвержденной руководителем организации.

В целях гарантированного сохранения документационной информации акты о выделении документов к уничтожению составляются только после составления описей дел постоянного и временного сроков хранения.

Описи дел и акты должны рассматриваться ЭК в едином комплексе и утверждаться руководителем организации. После утверждения описей организации разрешается уничтожение документов с временными сроками хранения за период времени, соответствующий утвержденным описям.

Организации, документы которых приему в государственные, муниципальные архивы не подлежат, уничтожают дела с истекшими по Перечню сроками хранения без согласования с архивными органами, учреждениями при условии упорядочения документов по личному составу за соответствующий период времени. Отобранные к уничтожению и включенные в акты документы передаются на уничтожение в установленном порядке. Использование этих документов для хозяйственных нужд запрещено. Уничтожение документов без предварительного утверждения архивным органом, учреждением описей документов постоянного хранения для организаций, передающих документы в государственные, муниципальные архивы , а также нарушение установленных настоящим и ведомственными перечнями сроков хранения документов, является незаконным и влечет за собой согласно Положению об Архивном фонде Российской Федерации ответственность в установленном законом порядке.

Дела, включенные в утвержденный акт дел к уничтожению документов, отделяются от остальных дел и хранятся в специально отведенном месте. Акт о выделении документов к уничтожению вместе с описями дел хранится в архиве общества в формируемом деле.

Правила и сроки хранения кадровой документации 6. Передача документов в архив 6. Порядок уничтожения кадровых документов в связи с истечением срока их хранения Глава 6 Хранение документов по кадровому учету 6. В указанном Перечне кадровой документации посвящено два раздела: раздел 7 включает документацию по трудоустройству, организации труда, нормированию труда, тарификации, оплате труда, охране труда; раздел 8 содержит документы о работе с кадрами: приеме, перемещении, увольнении работников, повышении их квалификации, проведении аттестации, а также награждении; Сроки хранения документов, указанные в Перечне распространяются на все организации, независимо от того, поступают их документы на хранение в государственные, муниципальные архивы или же не поступают.

В числе кадровых документов можно назвать следующие документы, подлежащие постоянному хранению: личные дела заявления, автобиографии, копии приказов и выписки из них, копии личных документов, характеристики, листки по учету кадров, анкеты, аттестационные листы и др. В таблице 1 приводятся сроки хранения основных документов по кадровому учету в организации. Таблица 1 6. Передача документов в архив Отбор документов на постоянное, временное хранение и к уничтожению должен проводиться в соответствии с действующими правилами работы государственных, муниципальных архивов, правилами работы архивов организаций ведомственных архивов , а также указаниями Росархива и архивных органов субъектов Российской Федерации.

По окончании делопроизводственного года в оформленные обложки дел постоянного хранения вносятся необходимые уточнения: в заголовки дел, содержащих распорядительные документы приказы, протоколы , вносятся номера; если дело с перепиской состоит из нескольких томов, в каждом томе указывается корреспондент, автор, территория и др.

Точные даты проставляются на обложках для быстрого поиска документов в последующем; из заверительной надписи на обложку дела выносится количество листов в деле.

6.1. Правила и сроки хранения кадровой документации

Создание и поддержание архива организации в должном состоянии — объемная работа, важность которой порой нивелируется директорами организаций. Работники небольших компаний, как правило, занимаются делами архива по остаточному принципу. И это совершенно неправильно, а порой даже опасно для организации: велика вероятность при первой же проверке получить штраф, причем как за некорректное исполнение обязанностей, так и за бездействие. В соответствии со ст. В зависимости от степени тяжести вины решения суда по подобным делам различны — от предупреждения до сотен тысяч рублей штрафных санкций.

Все о хранении документов: сроки, штрафы, правила при ликвидации и последствия при проверках

Документы кадровой службы по окончании работы с ними подлежат хранению , а по окончании установленного срока хранения — уничтожению. Для организации и проведения работы по определению сроков хранения документов и их отбору для уничтожения должна быть создана экспертная комиссия. Комиссия дает рекомендации структурным подразделениям и отдельным сотрудникам фирмы по вопросам:. Все решения экспертной комиссии по хранению или уничтожению документов вступают в силу только после их утверждения руководителем фирмы. Сроки хранения документов устанавливают по Перечню типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций утв. Длительность срока зависит от степени значимости документов. Сроки хранения исчисляют с 1 января года, следующего за годом, в котором документ исполнен дело завершено, личное дело окончено п.

Хранение кадровых документов

В соответствии со ст. А согласно трудовому законодательству работодатели обязаны вести кадровую документацию в установленном порядке. Отсутствие обязательной кадровой документации, ведение и наличие которой прямо предписано ТК РФ, относится к случаям нарушения законодательства о труде. Обратите внимание: при отсутствии кадровой документации или несоблюдении требований по ее ведению могут быть привлечены к ответственности не только руководители и иные должностные лица организаций, но также работодатели - физические лица. Какое конкретно наказание понесут нарушители, мы расскажем в статье. Согласно ст. Инспекторы имеют полное право запрашивать и получать от работодателей и их представителей, органов исполнительной власти и органов местного самоуправления документы, объяснения, информацию, необходимые для выполнения надзорных и контрольных функций, в том числе кадровые документы, трудовые договоры, трудовые книжки. Об этом говорится в ст.

Ответственность за нарушение норм хранения архивных документов: судебная практика

Согласно ст. Она может быть возложена на юридических и должностных лиц, в частности, руководителя организации или главного бухгалтера, а также других граждан, виновных в нарушении законодательства в данной области. При этом к несоблюдению порядка архивного хранения относятся:. Виды и степень возлагаемой ответственности зависят от тяжести нарушения и устанавливаются Налоговым кодексом РФ НК РФ , Кодексом об административных правонарушениях КоАП и другими нормативными документами федерального и регионального значения. Гражданско-правовая ответственность за нарушение архивного законодательства носит компенсационный характер. Другими словами, лицо, виновное, например, в утрате или порче документов, обязано возместить причиненный ущерб.

Как оформить сверхурочную работу. Сокращение штата или численности в чем разница.

Скачать таблицу сроков хранения документов в организации в году. Следует обратить внимание на последние изменения в федеральном законодательстве, внесенные в марте года в статью Следует обратить внимание на возникшую в связи с этими изменениями коллизию. Согласно ст.

Номенклатура дел: сроки хранения документов и статьи

Была в советское время такая поговорка: без бумажки ты букашка, а с бумажкой — человек! Они являются основанием для учета хозяйственных и иных операций, расчета и начисления налогов, а иногда… для возбуждения уголовного преследования. Документы пока бумажные. Наверное, в недалеком будущем их заменят электронные. Документы нужно хранить, но не все руководители знают, где и сколько времени, и что с ними происходит после ликвидации юридического лица. Этим вопросам и посвящена данная статья. Документы по личному составу Ст. Все эти документы хранятся не менее 50 лет со дня их создания, если они созданы после года. Для более ранних документов этот срок 75 лет.

Ответственность за утрату кадровых документов работников, аналитика судебной практики

.

Сроки хранения кадровых документов

.

Ответственность за нарушение порядка хранения и уничтожения документов

.

.

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Комментариев: 4
  1. Яков

    В видео нет самого главного момента: как осмотр переходит в досмотр, а досмотр в обыск. И как с улыбкой на лице сказать, извините я не разрешаю вам осматривать мою машину, а тем более не буду открывать багажник. Если вы усматриваете в моих действиях состав административного правонарушения , составляйте протокол и мы будем с вами действовать согласно составленному вами протоколу. Обычно после этого разговор переходит к : вот ваши документы продолжайте движение.

  2. Степан

    Коробка з лого Ютуба, Тарас готується до к

  3. Антонина

    Сперва на давлевают Из Полиций Опера и Следователи действует по всей России

  4. Маргарита

    Дуже правильни штрафи але пропоную и Це логично таки штрафи применять тильки для службових осиб прокурорив судей полицейских депутатив и тд. Даже если вони не нароботи

Добавить комментарий

Отправляя комментарий, вы даете согласие на сбор и обработку персональных данных